メール、メッセンジャー、SNS… その一通に、もう時間をかけすぎない。
本稿は、経営者や多忙なビジネスパーソンが、日々多くの時間を費やしているメールやメッセージへの返信業務を、対話型AIを活用して劇的に効率化する方法を解説します。AIをアシスタントとして使うことで、コミュニケーションの質を落とさずに時間を創出し、より付加価値の高い戦略的な業務へ集中するための意思決定を支援します。
※グラフや数値は概念説明のための例示であり、実際の調査データではありません。
出典: 株式会社テスティー「若年層のSNS疲れに関する調査」(2024年5月)を参考に作成
※グラフや数値は概念説明のための例示であり、実際の調査データではありません。
アイデアを瞬時に文章化
丁寧語やカジュアル表現に変換
誤字脱字をチェック
長文を短くまとめる
元の文章を参考にする場合、個人名や機密情報を「〇〇」などに置き換えてからコピーします。
「誰に」「何を」「どんな雰囲気で」伝えたいか、箇条書きでAIに入力します。
AIが瞬時に複数の文面パターンを提案。最適なものを選びます。
AIの文章を元に、自分の言葉で微調整。心のこもったメッセージの完成です。
AIとの対話の質を高めるためには、具体的で背景を伝える問いかけが重要です。以下に、経営の様々な場面で活用できるプロンプトの例を挙げます。
状況：顧客から製品の不具合に関する厳しい意見のメールが届いた。まずは迅速に誠意ある一次返信をしたい。
プロンプト：
あなたは弊社のカスタマーサポート担当者です。以下の顧客からのクレームメールに対し、丁寧かつ誠実さが伝わる一次返信のメール文案を3パターン作成してください。要点は「謝罪」「状況の確認」「今後の対応方針の提示」です。
[ここに顧客からのメール本文を貼り付け]
状況：見込み客との初回の打ち合わせが終わり、手応えは良かった。次につなげるためのお礼メールを送りたい。
プロンプト：
以下の会議議事録を元に、取引先の〇〇様へのお礼メールを作成してください。打ち合わせで特に盛り上がった[トピックA]に触れつつ、次のステップとして[具体的な提案B]を提示する内容にしてください。熱意と信頼性が伝わるようなトーンでお願いします。
[ここに会議の議事録や要点を貼り付け]
状況：最終面接まで進んだ優秀な応募者に対し、採用を見送る連絡をしなければならない。会社の評判を損なわず、相手への配慮が伝わるようにしたい。
プロンプト：
採用選考の最終面接応募者、〇〇様への不採用通知メールを作成してください。会社の代表として、これまでの選考に参加してくれたことへの感謝を伝え、相手の今後の活躍を祈る言葉を入れてください。事務的で冷たい印象にならないよう、最大限の配慮を示す文面を希望します。
あなたが返信文の作成に悩んでいるその時間で、
本来達成できたはずの「価値ある仕事」とは何だったでしょうか？
経営において「時間」は最も貴重な資源の一つです。特に経営者や管理職にとって、日々発生する大量のコミュニケーション業務は、この貴重な時間を大きく消費します。「どのような言葉を選べば、相手を動かせるだろうか」「どう返信すれば、誤解を招かないだろうか」こうした思考は重要ですが、一つ一つに時間をかけ過ぎるのは得策ではありません。
対話型AIを返信業務に活用する本質は、単なる時短ではありません。これは、思考の「下書き」をAIに任せることで、人間は「最終判断」という最も重要な仕事に集中するための戦略です。AIが70点の文章を数秒で作成してくれるなら、人間はそれを100点に仕上げるための最後の味付けに集中すれば良いのです。
この「下書きと仕上げの分業」を組織全体で実践できれば、コミュニケーションの速度と質が向上し、ビジネス全体のスピードアップに繋がります。小さな返信業務の改善が、最終的に企業の競争力を高める一歩になるのです。まずは一日一通、AIに返信の下書きを頼んでみることから始めてみてはいかがでしょうか。